Lorsque des évaluateurs indépendants adressent leurs recommandations à des décideurs, que se passe-t-il?
Les évaluations indépendantes ne sont véritablement utiles que si les recommandations se traduisent par des mesures tangibles. Cet article vise à explorer l’utilisation des évaluations indépendantes, le rôle déterminant des réponses de la direction aux recommandations d’évaluations et la manière dont les organes de gouvernance de CGIAR, tel que le Conseil d’administration du Partenariat intégré (IPB), peuvent aider à produire un changement positif pour l’organisation. Alors que CGIAR met en œuvre sa Stratégie de recherche et d’innovation à l’horizon 2030, Patrick Caron, vice-président du Conseil d’administration du Partenariat intégré, et Ibtissem Jouini, gestionnaire principale de l’évaluation au sein du Service indépendant de conseil et d’évaluation de CGIAR (IAES), partagent leurs réflexions sur la manière dont les évaluations peuvent éclairer et influencer les décisions stratégiques.
De quelle manière le Conseil d’administration du Partenariat intégré peut-il promouvoir un changement fondé sur des éléments factuels ?
Patrick Caron : alors que le CGIAR déploie son nouveau portefeuille pour la période 2025-2030, qui vise à accélérer et à renforcer la mise en œuvre de sa Stratégie de recherche et d’innovation à l’horizon 2030, il est primordial de capitaliser sur les enseignements tirés et de s’appuyer sur les pratiques à l’efficacité prouvée. À cette fin, les éclairages provenant d’activités de suivi et d’évaluation doivent être systématiquement pris en compte et les enseignements tirés doivent être diffusés dans l’ensemble de l’organisation.
L’IPB joue un rôle central dans la direction stratégique et la gouvernance à l’appui de la mission de CGIAR. Il supervise la gouvernance, approuve l’orientation stratégique et évalue les résultats. Il veille en outre à ce que l’action de CGIAR soit guidée par des décisions fondées sur des éléments factuels, la performance financière et des programmes alignés avec la Stratégie de recherche et d’innovation à l’horizon 2030.
Le Partenariat intégré est lui-même un groupe fédéré réunissant des Centres de CGIAR et l’Organisation du Système, qui sont unis par des valeurs et des principes communs, et sont engagés à créer, par l’intégration et la coordination, des synergies qui renforcent les contributions individuelles et collectives à la réalisation de la vision et de la mission du Système CGIAR.
Que peut apporter une évaluation indépendante ?
Ibtissem Jouini : les évaluations indépendantes sont des outils de reddition de comptes et d’apprentissage. Elles fournissent des conseils objectifs, remettent en question le statu quo et contribuent à l’amélioration continue. Toutefois, leur potentiel n’est pleinement exploité que lorsque leurs enseignements, résultats et recommandations sont activement pris en compte et donnent lieu à des mesures tangibles.
Comme le souligne le Réseau d’évaluation de la performance des organisations multilatérales (MOPAN), de nombreuses organisations (y compris CGIAR) rencontrent des difficultés pour mettre en place un processus de planification fondée sur des éléments factuels et faire en sorte que les évaluations soient pleinement prises en compte lors de la prise de décision. En suivant, en prenant en compte et en mettant en œuvre systématiquement les recommandations d’évaluations, les organisations montrent qu’elles s’engagent fermement à utiliser des données factuelles pour améliorer leur efficacité, leur performance et leur impact.
Comment instaurer une culture organisationnelle de l’apprentissage favorisant la prise en compte d’éléments factuels dans la planification et l’élaboration de programmes ?
Patrick Caron : la capacité de CGIAR à apprendre de projets antérieurs – au moyen d’évaluations et d’examens indépendants – sera déterminante pour lui permettre d’atteindre ses objectifs, notamment dans le cadre de la mise en œuvre de son nouveau programme de recherche. Il est crucial de renforcer les réponses de la direction aux recommandations d’évaluations ainsi que le rôle de l’IPB pour assurer que ces recommandations sont utilisées afin de produire un changement durable.
Une institution qui ne s’adapte pas ne peut pas survivre. Lorsque j’occupais le poste de directeur général délégué à la recherche et à la stratégie au sein duCentre de coopération internationale en recherche agronomique pour le développement (CIRAD), j’ai toujours considéré les conclusions d’évaluations indépendantes comme des composantes essentielles du processus d’apprentissage et d’adaptation. Les évaluations peuvent avoir des objectifs multiples et parfois divergents, notamment a) la reddition de comptes, en favorisant la confiance des administrateurs, de la direction et des bailleurs de fonds à l’égard du système, et b) l’apprentissage au sein de l’organisation, en renforçant les capacités en matière d’élaboration de programmes et en favorisant l’instauration d’une culture de l’apprentissage fondée sur la réflexion et l’amélioration continue. La réalisation de ces objectifs nécessite de rehausser le niveau d’ambition et d’adopter une approche multidimensionnelle lors de la conception des systèmes de suivi, d’évaluation et de réponse aux recommandations d’évaluations. Il peut pour cela être nécessaire de concevoir de nouveaux processus et méthodes afin de répondre aux différents besoins, à condition qu’ils ne surchargent pas le système.
Pourquoi mettre en place un bon système de réponse aux recommandations d’évaluations ? Et quelle est l’approche de CGIAR en la matière ?
Ibtissem Jouini : s’il est bien conçu, un système de ce type assure que les recommandations ne sont pas seulement reçues par les membres de la direction, mais bien qu’elles sont activement prises en compte dans les processus décisionnels, et conduisent ainsi à des actions davantage éclairées et fondées sur des éléments factuels, conformément au Cadre d’indicateurs du MOPAN. Un système de ce type favorise une culture de l’amélioration continue et renforce la reddition de comptes à l’égard des parties prenantes en poussant à faire preuve de transparence sur la manière dont les résultats d’évaluations sont utilisés pour produire un changement organisationnel. Un très grand nombre d’organisations de coopération pour le développement ont mis en place des systèmes formels de réponse aux recommandations d’évaluations.
Afin d’accroître l’utilisation et l’appropriation des évaluations au sein de CGIAR ainsi que de faciliter la formulation de réponses par la direction et la mise en œuvre des recommandations, la fonction d’évaluation de l’IAES a élaboré un document d’orientation (Management Engagement and Response: Process and Performance Evaluations in CGIAR) sur la mise en pratique des principes clés du Cadre et de la Politique d’évaluationde CGIAR. En parallèle, l’Unité de gestion de la performance du Portefeuille (PPU) a élaboré une note de processus interne à usage des unités opérationnelles et entités ayant des responsabilités dans le processus de réponse aux recommandations d’évaluations indépendantes dans le but de garantir le suivi, le traitement et la mise en œuvre systématiques de ces recommandations.
La mise en œuvre des suites données par la direction fait l’objet d’un rapport annuel (type 3) sur les changements de pratiques internes de CGIAR. En 2022, la PPU a également créé un outil de suivi permettant de suivre la mise en œuvre des mesures prises par la direction en réponse aux évaluations indépendantes des processus et des performances de l’IAES.
Que peuvent faire les membres de l’IPB pour promouvoir une prise de décision fondée sur des éléments factuels ?
Patrick Caron : un système efficace de réponse aux recommandations d’évaluations, favorisant l’adaptabilité et l’amélioration continue, est essentiel pour que les enseignements tirés d’évaluations conduisent à un changement tangible et renforcent la reddition de comptes à l’égard des bailleurs de fonds et des communautés auxquelles CGIAR s’adresse. L’IPB joue un rôle essentiel dans ce processus au sein de CGIAR. Les membres de l’IPB examinent et approuvent les suites données par la direction aux résultats d’évaluations, veillant ainsi à ce que ces évaluations guident la prise de décisions stratégiques. L’évaluation de la manière dont la direction répond aux recommandations d’évaluations et les met en œuvre fait partie de la mission de supervision et d’évaluation des performances de l’IPB.
Qu’a révélé la revue du système de réponse aux recommandations d’évaluations de CGIAR ?
Ibtissem Jouini : la revue a mis en évidence les progrès réalisés par CGIAR dans la mise en place d’un tel système depuis 2021, de même que les efforts déployés pour consolider ce système, mais l’équipe externe chargée de la revue a également recensé plusieurs défis systémiques. Bien qu’il existe divers processus permettant de recueillir et de partager les enseignements tirés, leur efficacité globale est limitée par d’importantes lacunes, ce qui empêche CGIAR de tirer pleinement parti des éclairages issus de l’évaluation dans le cadre de l’amélioration continue et de la prise de décisions stratégiques.
Actuellement, il n’existe pas de mécanisme formel reliant la mise en œuvre des recommandations d’évaluations aux processus de décision ou de conception des programmes, il est donc difficile que CGIAR puisse utiliser les évaluations pour favoriser l’apprentissage ou guider les recadrages stratégiques. Des difficultés opérationnelles, notamment les transitions et le chevauchement des responsabilités, compliquent encore un peu plus la mise en œuvre des recommandations d’évaluations. L’absence d’un système commun de suivi, d’évaluation et d’apprentissage pour les centres de recherche exacerbe la fragmentation des activités de suivi. Côté positif, un nouveau mécanisme de reportage est en train d’être mis en place. Il visera à renforcer les liens entre les fonctions de suivi, d’évaluation, d’étude d’impact et de prévision des centres, des programmes et des organismes indépendants, en vue de créer un système plus cohérent et plus efficace.
Le changement et la transition au sein d’une organisation peuvent avoir une incidence sur la pertinence et l’applicabilité des recommandations d’évaluations, comme souligné dans une analyse comparative de l’IAES et confirmé par la revue externe du système de réponse aux recommandations d’évaluations indépendantes de CGIAR. La mise en place d’un système à la fois efficace et réactif est essentielle pour surmonter ces difficultés et garantir que les recommandations restent applicables et cohérentes au regard des nouvelles priorités.
L’équipe chargée de la revue a formulé trois recommandations clés, chacune assortie d’une série de mesures applicables et limitées dans le temps :
- Améliorer la hiérarchisation et l’applicabilité des recommandations ;
- Améliorer les modalités techniques de suivi de la mise en œuvre des recommandations et des suites données par la direction ;
- Promouvoir une culture de l’apprentissage en simplifiant les processus et en réduisant la fragmentation entre les centres de recherche, afin de permettre à CGIAR de mieux exploiter les enseignements tirés d’évaluations indépendantes.
Quelles sont les autres utilisations des évaluations indépendantes ?
Patrick Caron : l’importance des évaluations indépendantes est de plus en plus reconnue, notamment en raison de la diminution du financement de l’aide publique et du fait que les investissements font l’objet d’un examen plus approfondi afin d’assurer qu’ils font une réelle différence. Les résultats d’évaluations jouent un rôle essentiel dans la conception de nouveaux programmes, en incitant à une analyse plus approfondie et en recensant les lacunes qui nécessitent de mener des recherches ciblées et d’innover pour maximiser l’impact de ces programmes.
Il me paraît important que les résultats d’évaluations indépendantes soient présentés dans un format accessible et au moment opportun, et qu’ils soient intégrés dans les processus décisionnels. Les évaluations devraient guider non seulement l’établissement des orientations stratégiques, mais également l’allocation des ressources et la définition des priorités de politiques, en assurant que des éléments factuels sont pris en considération pour définir des mesures pertinentes et axées sur les résultats.
Ibtissem Jouini : la recherche sur les facteurs influençant l’utilisation des évaluations continue d’évoluer, et plusieurs bonnes pratiques visant à renforcer leur utilisation ont émergé, comme la production de formats plus accessibles tels que des rapports courts, des notes et des vidéos, ou l’organisation de réunions individuelles permettant une collaboration plus efficace et approfondie avec les parties prenantes. Des débats tenus lors de conférences et de séminaires en ligne sur l’évaluation, tels que ceux organisés par le groupe de travail sur l’utilisation de l’évaluation du Groupe des Nations Unies pour l’évaluation (GNUE), portent sur les défis persistants auxquels les organisations font face pour utiliser les évaluations de manière pertinente. Des méthodes participatives, telles que des ateliers visant à affiner ou à co-rédiger des recommandations, sont également de plus en plus perçues comme des stratégies favorisant l’appropriation et la pertinence des recommandations d’évaluations. À noter que l’utilisation des résultats et recommandations d’une évaluation – aussi rigoureuse soit-elle – n’est jamais garantie, il est donc nécessaire de déployer des initiatives pour intégrer les évaluations dans les processus décisionnels.
Une déclaration d’Antonio Villamor, auditeur interne au sein du Centre international de recherches agricoles dans les zones arides (ICARDA), illustre toute l’étendue de l’utilité des évaluations indépendantes :
« À vrai dire, le rapport d’évaluation de la plateforme de mégadonnées est un document précieux auquel la fonction d’audit interne devrait régulièrement se reporter pour les questions de gestion de données de recherche. Ce rapport m’a également aidé à redéfinir et à réorienter la mission de certification [d’audit] initialement approuvée pour mettre l’accent sur la gestion des métadonnées. »
Explorer le Centre de ressources sur les suites données par la direction aux recommandations d’évaluations
